如何不看公司規(guī)模，來挑選最適合的CRM系統(tǒng)？

企業(yè)若希望提升銷售，則需要工具來查看或監(jiān)督任務(wù)進度。無論組織規(guī)模或大或小，擁有一款合適的CRM軟件都是跨部門提升銷售的關(guān)鍵要素。少了它，銷售將會浪費時間，并錯失多個客戶成交信號的好機會。

然而并非所有CRM皆相同。市面上有各式各樣的價位選擇，所以當企業(yè)挑選什么是最好的CRM系統(tǒng)時，還需了解自己需要的功能才是重點。

為了協(xié)助企業(yè)挑選crm系統(tǒng)，Teamface撰寫了這份挑選指南，告訴您在挑選最好的CRM系統(tǒng)時，應(yīng)該著重的關(guān)鍵功能。

一、為何您需要CRM？

不同的CRM會依據(jù)不同的功能運作，而最好的CRM工具能帶給所有組織以下好處：

銷售流程節(jié)點清楚視覺化

重復(fù)性工作自動化以節(jié)省時間

團隊所經(jīng)手或準備進行的所有交易信息都會有集中儲存在服務(wù)器

由資料分析來檢驗銷售效果以及未來銷售預(yù)測

與潛在客戶的對話記錄將變得清楚

假設(shè)您的銷售流程中有100位潛在客戶，少了CRM，就得手動輸入資料到數(shù)據(jù)報表中。那么當潛在客戶推進至下一個銷售階段會怎么樣呢？一筆交易失敗了之后呢？您的銷售員和潛在客戶對話時又發(fā)生了什么事？

這些都必須手動更新。

因此您得穿梭于成堆的資料夾中找尋對的信息，當然也無法保證不會發(fā)生人為疏失。此外若要確認您的銷售員做法正確，您只能要他們在接觸客戶后花時間記錄細節(jié)；并在希望瀏覽成果時，要他們手動制作表格或圖表。

上述任務(wù)交給CRM代勞！

CRM無法為您成交，那必須依靠您的團隊的銷售技巧。CRM的長處在于處理枯燥且耗時的工作，以利您的團隊能夠?qū)Ｐ匿N售。

從數(shù)據(jù)報表轉(zhuǎn)移至為小規(guī)模公司設(shè)計的CRM軟件，小型團隊能夠提升工作流程，投注更多時間銷售，耗費更少時間搞行政。

儲存或找取重要資料將會更加容易，團隊還可以根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的銷售記錄進行分析，好精進銷售技巧，增加營收。

規(guī)模更大的團隊除了能夠獲得同樣的好處，還會從集中的資料中心發(fā)現(xiàn)更多優(yōu)勢。盡管各銷售部門所在地和時區(qū)都不同，他們的資料依舊能夠?qū)崟r上傳更新，代表重要信息流通不會發(fā)生延遲。

CRM為誰設(shè)計？

CRM通常是設(shè)計給銷售業(yè)務(wù)或營銷使用，但不同產(chǎn)業(yè)的公司也都可以好好利用CRM來滿足需求。

醫(yī)療業(yè)者。由CRM來自動注記門診時間和診療記錄，方便追蹤病患。

銷售型公司也能用CRM追蹤潛在客戶，并避免不同的專員重復(fù)與同一位客戶連絡(luò)，藉此節(jié)省時間，方便快速儲存潛在客戶的資料。

所有產(chǎn)業(yè)中的組織，只要手上的客戶關(guān)系會影響成功與否，或是正受重復(fù)性的人工行政事務(wù)糾纏，都能夠從CRM受惠。

二、什么造就最好的CRM？

現(xiàn)在我們知道了CRM必須提供給貴單位的基礎(chǔ)功能了，那么最好的CRM平臺究竟又能端上什么好處脫穎而出呢？

拓展性好

CRM應(yīng)該要能與您的事業(yè)一同成長，一路從新創(chuàng)公司到大企業(yè)都并肩作戰(zhàn)。最好的CRM軟件會在您需要進階功能和更多使用者時，提供簡易的升級方法。

安全性

您的公司在管理個資方面責無旁貸，而頂尖的CRM系統(tǒng)能夠確保資料存取安全，只對擁有特定權(quán)限的用戶開放，卻又不會難以登錄使用。

與您所有的管理工具整合

銷售流程簡易高效才會清楚好懂，并讓您的團隊認知相同。開放給其他的應(yīng)用程序協(xié)助與整合也非常重要。

定制化與銜接

若您挑選到了一套界面復(fù)雜、又需要將銷售流程打掉重建的CRM，那絕對是傷財加耗時。反觀最好的CRM是以人為本，而且要能夠無縫接軌，花上團隊成員最少的訓(xùn)練時間，并由清晰易懂的視覺界面和直覺的操作方式，提升您現(xiàn)有的表現(xiàn)。

您也要能夠定制化CRM的呈現(xiàn)方式和功能，好讓團隊應(yīng)付各式各樣的狀況。CRM絕不能淪為阻礙您采取新策略的絆腳石。

可負擔性

有些CRM因為進階功能眾多而所費不貲，有些則不然；不過也有些CRM標榜著免費使用，卻要求付費才能解鎖實用功能。最好的CRM只會針對您的需求要求付費一次，升級時也不會以進階功能和服務(wù)為借口漲成天價，而且哪種付費方案包含什么服務(wù)都公開透明。

第三方應(yīng)用程序串接

CRM與第三方程序串接的健康環(huán)境，讓您達成真正的的定制化。市面上有成千上萬好用、受歡迎的應(yīng)用程序，而最好的CRM可以與之串接，面對任何狀況都迎刃而解。

清楚的衡量標準

杰出的CRM能夠?qū)φ照碣Y料，提升您的銷售流程，同時也能夠搜集實時反饋，幫您為團隊設(shè)立目標。最好的CRM讓這些資料平易近人、息息相關(guān)，持續(xù)確保您掌握流程、目標以及需求的要點。

活動管理

最好的CRM軟件提供給您提醒、備忘錄以及工具，確保沒有任何一筆交易被遺漏。進入第一階段后，CRM便會要您設(shè)立完整流程，您也可以依照希望的時間間隔，來安排后續(xù)的階段自動化或設(shè)置提醒。

頂尖的CRM軟件也能讓您使用進階的銷售活動功能，像是資料追蹤、行事歷程跟進以及自動化，并鼓勵您在流程中發(fā)揮創(chuàng)意，去挖掘最佳的快速成交方式。

隨動隨用

實際銷售時能夠搭配行動裝置使用至關(guān)重要。CRM的行動應(yīng)用程序讓您在移動時也能輕松管理銷售，要漏掉信息可以說難上加難。

輕松設(shè)定與使用

銷售管理軟件比起單純的周報產(chǎn)出平臺，更應(yīng)該成為一站式中心，滿足您所有的銷售追蹤需求，并幫助您減少行政工作。有了正確的工具，您將減少管理資料的工作，進而有更多時間投入銷售。

三、最好的CRM有何功能？

知道了是什么讓頂尖的CRM脫穎而出之后，我們來更深入了解當您尋覓最適合的CRM時，應(yīng)該要看重的特色有哪些：

潛在客戶與交易

論及銷售流程，您自然不會希望有任何限制，所以請確認您的CRM沒有上述問題。

請找尋提供無限工作流程、定制化銷售階段、定制化交易規(guī)模與成交機率的CRM給業(yè)務(wù)和團隊使用，并確認可以為交易和客戶添加定制化欄位，以呈現(xiàn)您所需要的商業(yè)信息。以上對于具規(guī)模的團隊尤其重要。

另一個重要的功能是自動產(chǎn)生聯(lián)絡(luò)人信息：每添加一位新的聯(lián)絡(luò)人，您的CRM就應(yīng)該編輯其詳細信息，并指派給該聯(lián)絡(luò)人對應(yīng)的交易。進入銷售流程之后，移動這些聯(lián)絡(luò)人至不同的銷售階段，也應(yīng)該要像拖拉般容易。

CRM若充斥著復(fù)雜難懂的資料，會讓您的銷售流程復(fù)雜難懂，請?zhí)貏e注意。

頂尖的CRM能夠讓您的銷售流程看起來淺顯易懂，使用起來直觀簡單。您的銷售員會長期與銷售流程為伍，所以請選擇讓他們感覺方便輕盈的CRM，以免造成負擔，而這正是Teamface企典的使用者最常稱贊的地方。

溝通

頂尖的CRM包含了強大的呼叫、郵箱、在線聊天以及智能聊天機器人。利用在線聊天快速有效地處理潛在客戶需求，同時借助聊天機器人面對較為簡單的問題，然后根據(jù)您設(shè)定的標準，評估潛在客戶的質(zhì)量。

您的CRM要能夠清楚呈現(xiàn)與潛在客戶過去的交流記錄，以利銷售員從上回中斷的部分繼續(xù)對話，并在其他銷售員一起處理同一筆交易時通知。

其他像是郵件密件副本地址，以及電子郵件同步，能夠讓您的CRM和工作信箱實時合作；電子郵件追蹤則幫助您確認郵件是否有達到功效。

頂尖的CRM軟件讓您能夠搭配合并欄位(mergefield)使用電子郵件模板，自動填入收信潛在客戶的相關(guān)信息，一鍵輸入便能完成多封郵件內(nèi)容。

您也會希望列入考量的CRM都要有行事歷功能，方便您的潛在客戶從日歷中挑選可以與您聯(lián)絡(luò)的時間，快速安排會議，并且能夠?qū)崟r同步信息到不同的平臺，無論是安排會議、通話或是活動，通通實時更新。

自動化

頂尖的CRM會運用AI技術(shù)助您提升銷售──有些甚至?xí)治瞿男袨槟Ｊ?，然后給出個人化的改善建議，增加業(yè)績！CRM還會特別強調(diào)將工作流程自動化的方法，提醒您能夠節(jié)省下來的時間。

這樣能夠讓您隨時學(xué)習(xí)，并在掌握基本功能之后繼續(xù)探索CRM的進階功能。此外，一旦您決定要將重復(fù)性工作自動化，就應(yīng)該要能自由定制化工作流程。請確認您可以具體指出自動化背后的條件設(shè)定，以及相關(guān)的后續(xù)任務(wù)。

同樣的自動化，您也應(yīng)該設(shè)置給電子郵件使用，搭配自動填入欄位資料的郵件模板，在指定情況下發(fā)送。

您也可以找尋聰明搜尋之類的資料搜集功能，確保與客戶接觸之前先了解他們，擬定該如何與之簡報，以提升成交的機會。

成長

CRM不應(yīng)該阻礙您的事業(yè)成長，您絕不能因為軟件的緣故而感覺窒礙難行。CRM應(yīng)該要與您一同成長，即使團隊規(guī)模擴大也能夠繼續(xù)使用同一款核心CRM。

請確認您所挑選的CRM可以輕松增加使用者和產(chǎn)品類別，而不會在新功能或使用者上線之前突然收費，或是發(fā)生延遲。

銷售資料與報告

您的CRM會給您準確的交易分析，連同收益、銷售活動和潛在客戶的資料也是。這樣可以幫助您抽絲剝繭，精進銷售技巧，采取新的策略時也能檢討成效。

您同時也需要這些資料清楚呈現(xiàn)，因此CRM要能夠讓您選擇該用哪種圖表在儀表板中顯示資料。

您需要能夠?qū)?yīng)不同的銷售KPI以及商業(yè)條件，設(shè)計出不同的儀表板，延伸至進階管理分析也一樣能達成。

隱私與安全性

頂尖的CRM能夠提供堅若磐石的安全性與隱私，同時又不會造成使用不便。

請確認您可以查看誰在何時登入、用什么方式登入，并能夠阻擋可疑的使用者、設(shè)置嚴格的瀏覽權(quán)限，并限制公司內(nèi)的機密文件只有少數(shù)人能存取。

您會希望感興趣的CRM認真看待安全性問題，所以請確認該CRM是否遵循GDPR規(guī)定，他們的員工又是否訓(xùn)練有素，能夠妥善對待您上傳的資料；再來就是他們使用的硬設(shè)備和加密技術(shù)是否有世界級的水平。

頂尖的CRM保證讓您的公司不會受資安問題所苦。

應(yīng)用程序串接

現(xiàn)代的CRM既然是以云端為主，您自然會期待能夠不受地點限制，透過安全的網(wǎng)絡(luò)連結(jié)使用其服務(wù)。光是桌電還不夠，現(xiàn)代的云端CRM也應(yīng)該支持行動裝置，您的員工才能隨動隨用。此外，您也會希望您的CRM擁有能夠與其他第三方應(yīng)用程序串接的豐富資源，好提供更加定制化的商業(yè)選擇。

售后服務(wù)

頂尖的CRM軟件商會提供優(yōu)良的產(chǎn)品售后，他們能夠在您遇到使用問題時，快速幫助你解決問題。

提供24小時全年無休，并且能通過電話或在線聊天快速支持的供應(yīng)商。

企業(yè)等級的客戶還會希望CRM供應(yīng)商定期關(guān)心。Teamface企典的導(dǎo)入支持和客戶經(jīng)理夠夠幫助客戶完成系統(tǒng)轉(zhuǎn)移。若您選購Teamface企典的最高級版本，還會加上24小時全年無休的電話售后支持。

四、所以到底什么是最好的CRM？

所謂最好的CRM，其功能可以滿足貴公司的需求，而且不會要您破費。

所以真正的問題應(yīng)該是：您需要什么樣的功能？

首度關(guān)心客戶關(guān)系管理的小公司不太需要復(fù)雜的功能或工具，反觀企業(yè)就會需要。不過每家公司都會希望資料安全無虞、銷售流程彈性且潛顯易懂，而且不需要大費周章重新訓(xùn)練員工使用。

CRM工具的重中之重，是要能夠幫您追蹤交易進度，畢竟銷售員最可怕的惡夢非遺漏交易莫屬。無論狀況為搞混潛在客戶、忘記會議時間，或是在接近成交時欠缺關(guān)鍵信息，遺漏都是最讓銷售員頭痛的惡敵。正確的CRM能夠確保您知道潛在客戶目前位于銷售流程的哪個階段，所以該如何采取下一步。

請在挑選CRM時確認該產(chǎn)品的基礎(chǔ)功能是否符合您的期待，然后考量其價位是否合理。

最后，請檢查該CRM是否能夠隨著您的事業(yè)一同成長，這對頂尖的CRM而言易如反掌。